Documentos de una herencia cripto

El papeleo es la parte de una herencia que más preocupa a la mayoría, en parte porque los documentos tienen nombres distintos en cada país. Esta página es un mapa en lenguaje sencillo: qué es cada documento, quién lo emite y cuándo lo necesita. No es una lista que deba reunir entera; es una referencia que se consulta cuando una persona o plataforma le pide algo.

La tabla de documentos

Documento	Qué es	Quién lo proporciona	Cuándo lo necesita
Certificado de defunción	Registro oficial del fallecimiento	El Registro Civil o equivalente del país del fallecimiento	Desde el primer día: toda plataforma e institución lo pide
Testamento	Las instrucciones que la persona fallecida dejó para su herencia	Escrito y firmado por la persona fallecida, a menudo ante notario	Cuando existe; determina quién hereda y quién administra
Acta de notoriedad / declaración de herederos	El documento que acredita quién puede actuar sobre la herencia	Un notario o juzgado, según el país	Antes de que nadie pueda actuar sobre cuentas, vender bienes o contactar con instituciones en nombre de la herencia
Certificado de herederos	Prueba de quiénes son los herederos	Un notario o juzgado, en los países que lo usan	Cuando las instituciones exigen acreditar el derecho hereditario y no la autoridad de un albacea
Documento de nombramiento del albacea	Prueba de que una persona concreta administra la herencia	El testamento o el juzgado	Cuando el albacea actúa: abrir cuentas, contactar plataformas, transferir bienes
Inventario de la herencia	La lista de bienes y su ubicación	Lo elabora el albacea, el administrador o los herederos	Pronto, y actualizado; es la columna vertebral de cada paso posterior
Extractos bancarios y de exchanges	Registros de cuentas y transacciones	Los bancos y las plataformas	Para probar que una cuenta existió y valorar las posiciones
Declaraciones fiscales y del impuesto de sucesiones	La declaración de la herencia a efectos fiscales	La presenta la herencia ante la autoridad fiscal; a menudo con un profesional	Según los plazos del país correspondiente, varían mucho
Formularios del exchange tras un fallecimiento	El proceso propio de la plataforma para reclamar una cuenta tras un fallecimiento	Cada exchange o plataforma	Cuando contacta con una plataforma; cada una tiene su formulario y su lista de documentos
Documentos de identidad	Prueba de quién es el solicitante	Emitidos por las autoridades	Siempre, para cualquier trámite oficial
Poderes notariales o declaraciones notariales	Autoridad concedida para un acto concreto	Un notario o abogado	Solo en las situaciones en que la ley local los exige
Registro de cadena de custodia	Quién manipuló qué dispositivo o documento, y cuándo	Lo lleva la propia herencia	Desde el primer día; protege la herencia frente a disputas

Cómo se relacionan los documentos

Los documentos forman una secuencia, no un montón:

1. El certificado de defunción lo inicia todo.
2. El documento de autoridad (acta de notoriedad, declaración de herederos o el equivalente local) permite que una persona actúe por la herencia. Nada puede transferirse ni cerrarse antes de que exista.
3. El inventario y los extractos describen qué existe, para que la herencia pueda valorarse y declararse.
4. Los formularios de plataformas y las declaraciones fiscales completan cada proceso individual.

Si le dicen que necesita un documento que nunca ha oído nombrar, la primera pregunta es siempre: ¿quién lo emite en este país y qué autoridad lo reconoce? Los nombres cambian («probate», «letters of administration», «certificate of inheritance», «Erbschein», «certificat d’hérédité») pero la función es la misma.

Lo que no necesita

• Ni contraseñas, ni frases semilla, ni claves privadas, ningún proceso oficial las pide en un documento.
• Ni copias notariales de todo, solo lo que cada institución pida expresamente.
• Ni documentos en un idioma que la institución no acepte, compruebe si se requieren traducciones oficiales antes de pagarlas.

Dónde guardar el expediente

• Guarde los originales de los documentos de autoridad en lugar seguro y copias certificadas para el uso diario.
• Guarde el inventario y los extractos con el expediente de la herencia.
• Nunca guarde secretos en el expediente de documentos. El expediente debe poder mostrarse a cualquier profesional sin riesgo.

Siguientes pasos

Para saber cómo elaborar el inventario, continúe con el inventario de la herencia. Para saber quién actúa y cuándo, vea la guía del albacea y autoridad legal y acceso técnico.

Las reglas y los plazos pueden cambiar, y es posible que esta página aún no esté actualizada, verifique siempre las reglas vigentes con un abogado, notario o asesor fiscal local antes de actuar. ¿Algo ya no coincide? Contáctenos y lo corregiremos.